रोकड़ बही (Cash Book) रोकड़, बैंक व्यवहार व डिस्काउंट के व्यवहार को लेखे में दर्ज करने का अभिलेख है जिसमें सभी नकद प्राप्तियां और भुगतान शामिल हैं जिसमें बैंक जमा और बैंक से निकाली गई राशि को शामिल किया जाता हैं।
राजकीय लेखा सिस्टम व निजी व्यापार लेखा सिस्टम दोनों में केश बुक लिखने के मूल सिद्धांत एक समान है लेकिन लिखने के तरीकों में अंतर है। इस लेख में हम राजकीय सिस्टम एवम विशेषकर विद्यालयों में संधारित की जाने वाली रोकड़ बही के बारे में विस्तृत चर्चा करेंगे।
राजकीय विद्यालयों में रखी जाने वाली रोकड़ बही के प्रकार | Types of Cash Book to be Maintained in Government Schools
एक राजकीय विद्यालय में निम्नलिखित प्रकार की रोकड़ बहियों को रखा जाता है।
- रोकड़ बही (राज्यकोष)
- रोकड़ बही ( छात्रकोष) जी.ए. 48
- एसडीएमसी/एसएमसी रोकड़ बही
इस आलेख में रोकड़ बही लिखने के बारे में विस्तृत चर्चा करते हुए उन नियमो को समझेंगे जिनके आधार पर केश बुक का संधारण किया जाता है। यहाँ यह कहना समीचीन है कि किसी भी विद्यालय में केश बुक का अत्यंत महत्वपूर्ण स्थान है। इसमें किसी भी प्रकार की अनियमितता के कारण विपरीत स्थिति बन सकती हैं । कैश बुक लिखते समय निम्नलिखित नियमो को आवश्यक रूप से पालना करनी चाहिए।
रोकड़ बही [Cash Book ] लिखने के नियम
- विद्यालय में राजकीय व अराजकीय दोनों प्रकार की राशि का लेन देन होता है। राजकीय राशि के लिए रोकड बही निर्धारित प्रारूप GA 48 व अराजकीय राशि का संधारण GA 50 में किया जाता है। सा.वि. लेखा नियम 1 नियम 48 व 50
- राजकीय व अराजकीय राशि को मिलाना नहीं चाहिए। नियम 49. एक विद्यालय में प्रायः निम्न प्रकार से राशि प्राप्त होती है
- (क) विद्यार्थी कोष
- (ख) विकास कोष/एसडीएमसी
- (ग) राजकीय निधि शुल्क – प्रवेश एवं टीसी शुल्क
- (घ) बैंक ड्राफ्ट/चैक आदि से।
- छात्र निधि (विद्यार्थी कोष boy’s Fund) और राजकीय निधि की प्राप्ति हेतु रसीद बुक का प्रावधान है
- विकास शुल्क प्राप्त हेतु विद्यालय स्तर पर प्रिंटेड रशीद बुक होनी चाहिए जिसमें एसडीएमसी का बैंक अकाउंट संख्या, पैन अंक, 80 जी पंजीयन अंक मुद्रित होना चाहिए।3. राजकीय निधि के लिए GA 55 राजकीय मुद्रणालय से प्राप्त होती है। छात्र निधि के लिए GA 56 जो शिक्षा विभाग द्वारा निर्धारित होती है, उपयोग में ली जाएगी।
- रसीद बुक छपी हुई तथा नंबर लगी होनी चाहिए । काम में लेने से पूर्व पृष्ठों की जांच कर प्रमाणित की जानी चाहिए। नियम 45
- सरकार ओर से राशि प्राप्त करने वाले सरकारी कर्मचारी भुगतान कर्ता को एक रसीद देगा। रसीद पर कार्यालय अध्यक्ष या उसके द्वारा विधिवत् प्राधिकृत राजपत्रित सरकारी कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षर किए जाएंगे रसीद पर हस्ताक्षर करने वाले अधिकारी की जिम्मेदारी होगी कि प्राप्त राशि का इंद्राज सही रूप से रोकड़ बही में कर लिया है। नियम 46
- यदि भुगतान कर्ता से रसीद की मूल प्रति खो जाती है तो डुप्लीकेट रसीद जारी नहीं की जाएगी, प्रमाण पत्र दिया जा सकता है। “नियम 47“
- रोकड़ बही का संधारण दैनिक (जिस दिन लेन देन हो) किया जाना चाहिए तथा प्रत्येक लेन देन के सम्मुख लघु हस्ताक्षर करने चाहिए।
- रोकड़ बही में दैनिक आय व्यय का इंद्राज करने के पश्चात बंद कर देनी चाहिए तथा बंद करने का पश्चात अधिकारी के हस्ताक्षर एवं मुहर लगाना अनिवार्य है साथ ही रोकड़ बही संधारण करने कैशियर/लिपिक/लेखाकार के हस्ताक्षर करना आवश्यक है
- CASH BOOK रोकड़ बही में प्रविष्ठियों का योग जांच अन्य कर्मचारी से करवाया जाना चाहिए जिसमें वह प्रमाण पत्र अंकित करेगा योग जांचा सही पाया और अपने हस्ताक्षर करेगा।
- रोकड़ बही ( केश बुक ) में किए गए इंद्राजों के साथ – साथ पिछला शेष, योग, अवशेष की जांच भली भांति की जानी चाहिए ।
- केश बुक ( रोकड़ बही) में कांट छांट, ऊपरी लेखन, स्वेत स्याही का प्रयोग नहीं करना चाहिए यदि कोई त्रुटि हो जाती है तो अशुद्ध प्रविष्ठी पर पेन से रेखा उन रेखाओं के बीच में लाल स्याही से शुद्ध प्रविष्टि दर्ज कर उसे सही किया जाएगा। ऐसी प्रत्येक शुद्धि पर कार्यालय अध्यक्ष द्वारा लघु हस्ताक्षर किए जाएंगे तथा इन लघु हस्ताक्षर के नीचे दिनांक अवश्य अंकित की जाएगी। माह के अंत में, हस्तस्थ नकद शेष का मासिक ब्योरा निकाला जाएगा तथा रोकड़ बही में उसे दिखाया जाएगा। सरकारी कर्मचारी को दिए गए अस्थाई अग्रिम का ब्यौरा सरकारी कर्मचारी के नाम के साथ दिया जाएगा तथा इसे अग्रिम के भुगतान की तारीख भी अंकित की जाएगी नियम 48
- नकद का सत्यापन – प्रत्येक माह के अंत में कार्यालय अध्यक्ष रोकड़ बही एवं अभिलेख में नकद शेष को सत्यापित करेगा तथा इस संबंध में प्रमाण पत्र पर हस्ताक्षर मय दिनांक करेगा। कार्यालय अध्यक्ष माह में एक बार आकस्मिक जांच भी करेगा तथा रोकड़ बही एवं अभिलेख में नकद शेष का सत्यापन करेगा एवं उस संबंध में प्रमाण पत्र पर अपने हस्ताक्षर मय दिनांक करेगा।
- जब किसी कार्मिक को किसी राजकीय कार्य के संपादन हेतु कोई राशि अग्रिम दी जाती हैं तो उसका पूरा लेखा जोखा रखना आवश्यक होता हैं।
- सुरक्षा व्यवस्था कार्यालय अध्यक्ष / आहरण वितरण अधिक राशि जमा करवाने हेतु बैंक में ले जाने हेतु समुचित सुरक्षा प्रबंधों की व्यवस्था करेगा। चपरासियों को बैंक में राशि ले जाने अथवा राशि को बैंक से लाने की अनुमति नहीं दी जाएगी। जब किसी चतुर्थ श्रेणी को इस प्रयोजन हेतु लगाना परम आवश्यक हो, तो केवल एक ऐसे स्थाई कर्मचारी को ही चुना जाएगा जो विश्वास करने योग्य सिद्ध हो चुका हो । नियम 52
- नकद राशि की अभिरक्षा अलमारी या लॉकर दो भिन्न चाबियों वाला होगा जिसकी एक चाबी संबंधित प्रभारी एवं दूसरी कार्यालय अध्यक्ष के पास होगी। नियम 53
अन्य उपयोगी बिन्दु
- भुगतान किए गए वाउचर को भुगतान कर निरस्त किया की मोहर से निरस्त कर देना चाहिए ताकि दोहरे भुगतान की संभावना न रहे।
- वाउचर पर पास ऑर्डर अंकित करना चाहिए इस बिल की राशि – 500 ₹ (रुपए पांच सौ मात्र) भुगतान हेतु पारित की जाती है 3. व्यय के प्रत्येक बिलों (छात्र कोष/विकास कोष ) के बिलों पर वाउचर अंक लिखे होने चाहिए।
- आवश्यकता अनुसार ही बैंक से नकद का आहरण किया जाना चाहिए तथा शेष नकद राशि को बैंक में जमा रखना चाहिए ।
- विकास कोष / एसडीएमसी का बैंक खाता अध्यक्ष एवं सचिव के नाम से संयुक्त खाता होता है अतः एसडीएमसी/ विकास कोष की कैश बुक में अध्यक्ष एवं सचिव विद्यालय विकास एवं प्रबन्धन समिति राउमावि………..की मोहर लगेगी तथा अध्यक्ष एवं सचिव दोनों के हस्ताक्षर होंगे।
- बिल वाउचर पर paid and entered in sdmc / boy fund cash book page no. date का प्रमाण पत्र अंकित करना होगा।
- बिल वाउचर की सामग्री का इंद्राज संबंधित भंडार पंजिका में स्टोर कीपर द्वारा किया जाएगा।
- जब कैश बुक अंतिम पृष्ठ तक भर जाती है तो अंतिम पृष्ठ पर सवा का संपूर्ण डिटेल लिखी जाएगी तथा एक प्रमाण पत्र अंकित करना होगा कि कैश बुक संख्या…. के समस्त पृष्ठ भर जाने के कारण निम्न राशि का इंद्राज कैश बुक संख्या… पर स्थानांतरित किया गया । कैश बुक के पहले रिक्त पृष्ठ पर प्रमाण पत्र अंकित करना होगा इस कैश बुक संख्या … में कुल 1 से 100 तक पृष्ठ है जो कि सही है, जिसे प्रमाणित किया जाता है। नीचे कार्यालय अध्यक्ष संबंधित लिपिक के हस्ताक्षर होंगे।