आई.एफ.एम.एस. 3.0: कार्मिकों का डेटा, वेतन बिल, कोष प्रणाली का प्रबंधन सरल बनाएं! आहरण वितरण अधिकारियों के लिए मार्गदर्शिका

आहरण वितरण अधिकारियों द्वारा वित्त विभाग के परिपत्र 9565-7640 दिनांक 27.01.2024 की पालना एवं आई.एफ.एम.एस. में उपलब्ध कार्मिकों, पेंशनर्स, संवेदको, लाभार्थियों के डेटा की शुद्धता सुनिश्चित करने के संबंध में

संदर्भ: वित्त विभाग के परिपत्र 9565-7640 दिनांक 27.01.2024, 04.10.2023, 17.06.2021 और 31.05.2023

महत्वपूर्ण सूचना:

• 1 फरवरी 2024 से आई.एफ.एम.एस. 3.0 में कार्मिकों के मास्टर डेटा, वेतन बिल, कोष प्रणाली, ई-भुगतान और कार्यालयाध्यक्ष घोषित करने की प्रक्रियाएं शुरू हो चुकी हैं।
• सभी विभागाध्यक्षों को सिस्टम आधारित प्रक्रिया से कार्यालयाध्यक्ष/आहरण वितरण अधिकारी घोषित करना होगा।
• सभी कार्मिकों के मास्टर डेटा को आई.एफ.एम.एस. 2.0 से आई.एफ.एम.एस. 3.0 में माइग्रेट कर सत्यापित और अपडेट करना होगा।
• आहरण वितरण अधिकारियों को आई.एफ.एम.एस. में उपलब्ध कार्मिकों, पेंशनर्स, संवेदकों और लाभार्थियों के डेटा की शुद्धता सुनिश्चित करनी होगी।
• भुगतान संबंधी मास्टर डेटा और बैंक खातों/IFSC Code की शुद्धता का विशेष ध्यान रखना होगा।
• सभी आहरण वितरण अधिकारियों को वित्त विभाग के परिपत्र 9565-7640 दिनांक 27.01.2024 में दिए गए सभी दिशा-निर्देशों का पालन करना होगा।
• निदेशालय कोष एवं लेखा विभाग द्वारा कोषालयों के माध्यम से नियमित रूप से ऑनलाइन प्रशिक्षण प्रदान किया जा रहा है।
• सभी अधीनस्थ कार्यालयाध्यक्षों/आहरण वितरण अधिकारियों को इस प्रशिक्षण कार्यक्रम में भाग लेने के लिए प्रोत्साहित किया जाना चाहिए।

अनुपालन:

1. कार्यालयाध्यक्ष/आहरण वितरण अधिकारी घोषित करना:
   • सभी विभागाध्यक्षों को सिस्टम आधारित प्रक्रिया से कार्यालयाध्यक्ष/आहरण वितरण अधिकारी घोषित करना होगा।
   • यदि किसी कार्यालय के लिए अलग से आहरण वितरण अधिकारी घोषित करना हो तो उसे भी सिस्टम आधारित प्रक्रिया से ही नामित किया जाएगा।
2. कार्मिकों के मास्टर डेटा का सत्यापन और अपडेशन:
   • सभी विभागों के अधीनस्थ कार्यालयाध्यक्षों को कार्मिकों के मास्टर डेटा को आई.एफ.एम.एस. 2.0 से आई.एफ.एम.एस. 3.0 में माइग्रेट कर सत्यापित और अपडेट करना होगा।
   • डेटा की शुद्धता का दायित्व आहरण वितरण अधिकारियों का होगा।
3. डेटा की शुद्धता सुनिश्चित करना:
   • आहरण वितरण अधिकारियों को आई.एफ.एम.एस. में उपलब्ध कार्मिकों, पेंशनर्स, संवेदकों और लाभार्थियों के डेटा की शुद्धता निरंतर जांच करते हुए सुनिश्चित करनी होगी।
   • भुगतान संबंधी मास्टर डेटा और बैंक खातों/IFSC Code की शुद्धता का विशेष ध्यान रखना होगा।

आहरण वितरण अधिकारियों के लिए महत्वपूर्ण क्रियान्वयन कदम:

1. तत्काल कार्रवाई:

• अपने कार्यालय के लिए कार्यालयाध्यक्ष/आहरण वितरण अधिकारी के रूप में स्वयं को या किसी अन्य व्यक्ति को नामित करने के लिए आई.एफ.एम.एस. 3.0 में उपलब्ध प्रणाली-आधारित प्रक्रिया का पालन करें।
• यदि आवश्यक हो, तो अलग से आहरण वितरण अधिकारी नामित करने के लिए भी इसी प्रक्रिया का उपयोग करें।

2. मास्टर डेटा का सत्यापन और अद्यतन:

• आई.एफ.एम.एस. 2.0 से आई.एफ.एम.एस. 3.0 में माइग्रेट किए गए सभी कार्मिकों, पेंशनभोगियों, ठेकेदारों और लाभार्थियों के डेटा की सावधानीपूर्वक समीक्षा करें।
• किसी भी त्रुटि, चूक या अपूर्ण जानकारी को तुरंत ठीक करें।
• वेतन संबंधी आंकड़ों, बैंक खाता विवरणों और IFSC कोड की विशेष रूप से जांच करें और सुनिश्चित करें कि वे सटीक और अद्यतित हैं।

3. निरंतर डेटा अखंडता बनाए रखें:

• आई.एफ.एम.एस. में डेटा की सटीकता और अद्यतनता बनाए रखने के लिए नियमित रूप से जांच प्रक्रिया अपनाएं।
• किसी भी परिवर्तन या अपडेट को तुरंत आई.एफ.एम.एस. में दर्ज करें।

4. पे-मैनेजर के साथ मिलान:

• आई.एफ.एम.एस. 3.0 में उपलब्ध कार्मिक डेटा और वेतन बिलों की तुलना पे-मैनेजर पर मौजूद डेटा और वेतन बिलों से करें।
• किसी भी विसंगति की पहचान करें और उन्हें तुरंत सुधारें।

5. प्रशिक्षण कार्यक्रम में भाग लें:

• कोषालयों के माध्यम से निदेशालय कोष एवं लेखा विभाग द्वारा आयोजित ऑनलाइन प्रशिक्षण कार्यक्रमों में भाग लें।
• आई.एफ.एम.एस. 3.0 की कार्यप्रणाली और नई प्रक्रियाओं को बेहतर ढंग से समझने के लिए इन कार्यक्रमों का लाभ उठाएं।

6. वित्त विभाग का परिपत्र 9565-7640 दिनांक 27.01.2024 का पालन करें:

• परिपत्र में उल्लिखित सभी दिशा-निर्देशों और प्रक्रियाओं का सावधानीपूर्वक पालन करें।
• किसी भी संदेह या स्पष्टीकरण के लिए वित्त विभाग से संपर्क करें।

आपकी सक्रिय भागीदारी और इन महत्वपूर्ण कदमों को समय पर लागू करने से यह सुनिश्चित होगा कि आई.एफ.एम.एस. 3.0 का कार्यान्वयन सुचारू रूप से हो और वित्तीय लेन-देन में सटीकता और दक्षता बनी रहे।

अतिरिक्त संसाधन:

• वित्त विभाग का परिपत्र 9565-7640 दिनांक 27.01.2024
• निदेशालय कोष एवं लेखा विभाग की वेबसाइट
• आई.एफ.एम.एस. 3.0 उपयोगकर्ता मार्गदर्शिका

महत्वपूर्ण नोट: यह सामग्री केवल सूचनात्मक उद्देश्यों के लिए है और इसे पेशेवर वित्तीय सलाह के विकल्प के रूप में नहीं माना जाना चाहिए। विशेष परिस्थितियों के संबंध में हमेशा किसी योग्य पेशेवर से सलाह लें।

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