सेवा अभिलेख का महत्व: पदोन्नति, वेतन वृद्धि, अवकाश, पेंशन और अधिक (Importance of Seva Abhilekh: Promotions, Increments, Leaves, Pension, and More)

सेवा अभिलेख (Service Record)

1. सेवा अभिलेख सेवा पुस्तिका के रूप में संधारित किया जाता है। सेवा पुस्तिका किसी भी कार्मिक के शासकीय जीवन में घटित होने वाली घटनाओं का आधिकारिक उल्लेख होता है। यह निर्धारित प्रपत्र में होती है तथा इसमें कार्मिक के परिचय के साथ उसकी पहचान, आयु, जन्मतिथि, नमूना हस्ताक्षर, स्थायी पता इत्यादि से प्रारम्भ कर कार्मिक के कार्य ग्रहण तिथि से सेवा निवृति तिथि तक प्रत्येक ऐसे तथ्य का अंकन किया जाता है जो सेवा काल से सम्बन्धित होता है यथा कार्य ग्रहण दिनांक, प्रोबेशन अवधि समाप्ति, स्थायीकरण, वेतन वृद्धि, प्रमोशन, A.C.P., निलम्बन (यदि हुआ हो), सेवा सत्यापन इत्यादि । सेवा पुस्तिका ही अवकाश लेखे का आधिकारिक रिकार्ड है समस्त नियमित अवकाशों का इन्द्राज (CL नियमित अवकाश नहीं है) सेवा पुस्तिका में किया जाता है सेवा पुस्तिका के प्रत्येक इन्द्राज पर सक्षम प्राधिकारी द्वारा हस्ताक्षर किये जाते हैं।

2. पूर्व में सेवा अभिलेख महालेखाकार (A.G.) द्वारा रखा जाता था। परन्तु 1/1/1975 से कार्यालयाध्यक्ष अथवा विभागाध्यक्ष द्वारा रखा जाता है

3. सेवा पुस्तिका कार्मिक को उसकी मृत्यु तक हस्तान्तरित नहीं की जाती। प्रत्येक वर्ष कार्मिक को सेवा पुस्तिका दिखाये जाने का प्रावधान है व यदि कार्मिक को कोई त्रुटि या विलोपन या गलत प्रविष्टी नजर आये तो उसकी सूचना लिखित में सुसंगत दस्तावेजी सक्ष्यों के साथ कर्मिक द्वारा कार्यालयाध्यक्ष को दी जायेगी जिसके कम में आवश्यक संशोधन किये जायेंगे।

4. कर्मचारी के प्रार्थना पत्र के आधार पर सेवा पुस्तिका की डुप्लीकेट प्रति मूल सेवा पुस्तिका से उतारी व सत्यापित की जाकर समय समय पर आ दिनांक की जाकर कर्मिक को वित विभाग (नियम अनुभाग) के नोटिफिकेशन दिनांक 18/1/2016 के अनुसार 2 रूप प्रति पेज के भुगतान के आधार पर दी जा सकती है। इस नोटिफिकेशन अन्तर्गत डुप्लीकेट सेवा पुस्तिका के नियम 160 में मूल सेवा पुस्तिका के उतारी जाने के स्थान पर फोटो कॉपी किये जाने का प्रावधान है एवं यह डुप्लिकेट सेवा पुस्तिका सक्षम प्राधिकारी (कार्यालयाध्यक्ष अथवा विभागाध्यक्ष) से हस्ताक्षरित होने पर मूल सेवा पुस्तिका के उपलब्ध नहीं होने या होने पर भी वेतन स्थिरीकरण और पेंशन मामले निस्तारित किये जाने हेतु उपयोग में लाई जा सकती है परन्तु सम्बन्धित कार्मिक से एक वचन पत्र लिया जायेगा कि डुप्लीकेट सेवा पुस्तिका के आधार पर किये गये वेतन स्थिरीकरण और पेंशन निर्णय के फलस्वरूप यदि कोई अधिक भुगतान पाया गया तो उसे लौटाने के लिए वह सहमत है।

5. सेवा पुस्तिकाएँ कार्यालय के कार्मिको की कार्यालयाध्यक्ष द्वारा, कार्यालयाध्यक्ष की विभागाध्यक्ष द्वारा व विभागाध्यक्ष की
प्रशासनिक विभाग द्वारावⅠ.A.S. की D.O.P. (कार्मिक विभाग) के पास रखी जाती है।

6. सेवा पुस्तिका में जन्म की तारीख अंको एवं शब्दों दोनों में लिखी जायेगी जोकि संबंधित नियंत्रक अधिकारी से प्रमाणित की जावेगी।

7. सेवा में आने के पश्चात अर्जित की गई शैक्षणिक योग्यता का अंकन सेवा पुस्तिका में किया जा सकता है।

8. कार्यालयाध्यक्ष/विभागाध्यक्ष अपने नियन्त्रणाधीन एक उत्तरदायी राजपत्रित अधिकारी को सेवा पुस्तिकाओं के इन्द्राजों को सत्यापित करने तथा उन्हें सुरक्षित रखने हेतु अधिकृत कर सकता है। परन्तु इस प्रकार सत्यापित सेवा पुस्तिकाओं में 10 प्रतिशत की जाँच कार्यालयाध्यक्ष/विभागाध्यक्ष द्वारा की जाकर अपने हस्ताक्षर किये जायेंगे ।

9. चतुर्थ श्रेणी कर्मचारियों, कांस्टेबल, हेड कांस्टेबल सर्विस रोल / सेवा विवरणिका रखेंगे जिसमें भर्ती की तारीख, गांव, आयु, ऊँचाई, पहचान, पद, समय समय पर पदोन्नति, अन्य दण्ड कर्तव्य से अनुपस्थिति, अवकाश या बिना अवकाश पर सेवा अवरोध, पेंशन पर पड़ने वाले अन्य प्रभाव इत्यादि का उल्लेख किया जायेगा ।

Service Record

1. Service records are maintained in the form of service book. Service book is an official record of the events occurring in the official life of any employee. It is in the prescribed form and in it, starting with the introduction of the employee, his identity, age, date of birth, sample signature, permanent address etc., every such fact is recorded which is related to the service period of the employee from the date of joining to the date of retirement. Is related to, such as date of joiningEnd of probation period, confirmation, increment, promotion, A.C.P., suspension (if any), service verification etc. The service book is the official record of the leave account. All regular leaves (CL is not regular leave) are entered in the service book. Every entry in the service book is signed by the competent authority.
2. Earlier, service records were maintained by the Accountant General (A.G.). But from 1/1/1975, it is kept by the Head of Office or Head of Department.
3. Service book is not transferred to the employee till his death. There is a provision to show the service book to the employee every year and if the employee notices any error or deletion or wrong entry, the same will be informed in writing by the employee to the head of the office along with relevant documentary evidence, following which necessary amendments will be made.
4. On the basis of the employee’s application, a duplicate copy of the service book is taken out from the original service book and verified and dated from time to time and given to the employee as per the notification of the Finance Department (Rules Section) dated 18/1/2016, 2 copies per page. Can be given on payment basis. Under this notification, in Rule 160 of Duplicate Service Book, there is a provision for photocopying of the original service book in place of the original service book and this duplicate service book is signed by the competent authority (Head of Office or Head of Department) if the original service book is not available or being aThis can also be used to settle pay stabilization and pension cases, but an undertaking will be taken from the concerned employee that if any excess payment is found as a result of the pay stabilization and pension decision taken on the basis of duplicate service book, it will be returned. For he agrees.
5. Service books of office personnel by the Head of Office, Head of Office by the Head of Department and Head of the Department
   Administrative Department DwaravⅠ.A.S. of D.O.P. (Personnel Department).
6. The date of birth will be written in the service book both in figures and words, which will be certified by the concerned controlling officer.
7. The educational qualification acquired after joining service can be recorded in the service book.
8. The Head of Office/Head of Department can authorize a responsible Gazetted Officer under his control to verify the entries in the service books and keep them safe. But 10 percent of the service books thus verified will be checked and signed by the Head of Office/Department.
9. Class IV employees, Constables, Head Constables shall maintain service roll/service brochure showing date of recruitment, village, age, height, identity, rank, promotion from time to time, other penalties, absence from duty, interruption of service on leave or without leave, pension on Other impacts etc. will be mentioned