समस्या समाधान: IFMS 3.0 साप्ताहिक पत्रिका, प्रथम संस्करण – मार्च 2024

IFMS 3.0 पर बजट संबंधी आपत्ति का समाधान

IFMS 3.0 पर फरवरी के बिल में ‘Budget Insufficient’ का आपत्ति सामने आयी है। इस आपत्ति को दूर करने के लिए यहां कुछ सुझाव दिए जा रहे हैं:

1. बजट स्लिप का ऑप्शन: IFMS 3.0 पर अभी तक बजट स्लिप करने का कोई ऑप्शन उपलब्ध नहीं है। इस विकल्प को आगामी दिनों में जोड़ा जाएगा।
2. आपत्ति हटाने का कदम: आपत्ति तब तक ‘Objection tab’ से बिल को हटा दें। फिर, IFMS पर संबंधित बजट हेड के तहत SF/CA के विभिन्न पूल बजट की जांच करें।
3. नया ग्रुप बनाना: यदि उस हेड के SF में बजट उपलब्ध है, तो ‘Group Management’ से उस हेड के लिए SF से नया ग्रुप बनाएं।
4. कर्मिकों का पुनर्वितरण: पुराने ग्रुप से सभी कर्मिकों को हटाकर नए बनाए गए SF वाले ग्रुप में आवंटित करें।
5. बिल का पुनः जनरेशन: ‘Regular Salary (Manual)’ टैब से बिल को फिर से जनरेट करें और आवश्यक दस्तावेज अपलोड करके प्रक्रिया को पूरा करें और DDO के OTP के माध्यम से बिल को ट्रेजरी को फॉरवर्ड कर दें।

नोट:

• यदि किसी हेड में पहले से बनाए गए बिल में ‘Budget Insufficient’ का आपत्ति लग गई है और उसमें आज की तारीख में पूल बजट उपलब्ध हो गया है, तो केवल बजट की प्रति अपलोड करके आपत्ति को दूर कर सकते हैं।
• यदि IFMS 3.0 पर बजट स्प्लिट का विकल्प जारी किया जाता है

वित्तीय प्रक्रिया अपडेट

1. वेतन बिल प्रक्रिया का नवीनीकरण:

वित्त विभाग (FD) के नवीनतम आदेश के अनुसार, फरवरी 2024 से केवल वेतन बिलों का निर्माण और भुगतान आईएफएमएस 3.0 प्रणाली के माध्यम से किया जाएगा।

2. अन्य बिलों की प्रक्रिया:

वेतन बिलों को छोड़कर, सभी प्रकार के अन्य बिलों की प्रक्रिया आगे के आदेश तक पहले की तरह पे मैनेजर सिस्टम के माध्यम से ही की जाएगी।

3. नए कार्मिकों के लिए विशेष निर्देश:

जिन नए कार्मिकों की एम्प्लॉयी आईडी आईएफएमएस 3.0 से जनरेट की गई है और उनका कोई बकाया वेतन है, उनके बिल आईएफएमएस 3.0 प्रणाली के ‘रेगुलर सैलरी (मैनुअल)’ टैब में दिए गए विकल्प के माध्यम से ही तैयार किए जाएंगे।

IFMS 3.0 पर बिल स्टेटस कैसे अपडेट करें?

अक्सर यह स्थिति आती है कि जब हम OTP से बिल को वेरिफाई कर ट्रेजरी को फॉरवर्ड करते हैं और बिल पास होने के बाद राशि कार्मिकों के बैंक खाते में जमा हो जाती है, तो भी IFMS 3.0 पर बिल का स्टेटस “Pending at Treasury” दिखाई देता है। ऐसी स्थिति में स्टेटस को अपडेट करने की प्रक्रिया निम्नलिखित है:

1. IFMS 3.0 पर Status टैब पर जाएँ: सबसे पहले, IFMS 3.0 पर लॉगिन करें और Status टैब पर क्लिक करें।
2. बिल के रेफरेंस नंबर पर क्लिक करें: जिस बिल का स्टेटस अपडेट करना है, उसके रेफरेंस नंबर पर क्लिक करें।
3. Refresh Treasury Status पर क्लिक करें: राइट साइड में ऊपरी कॉर्नर पर ब्लू कलर में “Refresh Treasury Status” का बटन दिखाई देगा। इस पर क्लिक करें जिससे स्टेटस रिफ्रेश हो जाएगा। इस प्रक्रिया को करने से आप बिल की वर्तमान स्थिति को देख सकते हैं।
4. Updated Status देखें: अब आप पुनः बिल का स्टेटस देख सकते हैं, जिससे आपको बिल का अपडेटेड स्टेटस दिखाई देगा।

यह छोटी सी प्रक्रिया आपको IFMS 3.0 पर बिल का सही स्टेटस जानने में मदद करेगी।

IFMS 3.0 पर नए कार्मिकों की Employee ID जनरेशन की प्रक्रिया

IFMS 3.0 सिस्टम पर नए कार्मिकों के लिए Employee ID जनरेट करना एक महत्वपूर्ण कदम है, जिससे उनकी आधिकारिक जानकारी सिस्टम में सुरक्षित और संगठित रहती है। इस प्रक्रिया के लिए निम्नलिखित चरणों का पालन करें:

1. Employee Registration: Employee management सेक्शन में “Employee Registration” विकल्प पर क्लिक करें, फिर “Register a new employee” पर जाएँ।
2. PDF फॉर्मेट (आवेदन): IFMS 3.0 पर नए कार्मिकों के लिए एक PDF फॉर्मेट में आवेदन उपलब्ध है, जिसे नए कार्मिकों को भरकर पूर्ण करवाना होगा।
3. आवश्यक दस्तावेज: संबंधित दस्तावेजों को संलग्न करना अत्यंत आवश्यक है। यह सुनिश्चित करें कि सभी आवश्यक दस्तावेज उपलब्ध हों।

विशेष जानकारी:

• जन-आधार की अनिवार्यता: IFMS 3.0 पर ID बनाने के लिए जन-आधार अनिवार्य है। बिना जनाधार के नए कार्मिकों की ID जनरेट नहीं होगी।
• जन आधार कार्ड अपडेट: जन आधार कार्ड का सर्विस रिकॉर्ड के अनुसार अपडेट होना आवश्यक है।

जनरेट के लिए आवश्यक दस्तावेज:

1. प्रथम नियुक्ति आदेश
2. कार्यग्रहण रिपोर्ट
3. फोटो (सेल्फ एंड संयुक्त – पति/पत्नी)
4. जन-आधार कार्ड
5. आधार कार्ड
6. पैन कार्ड
7. बैंक डायरी/कैंसिल चेक
8. विवाह प्रमाण पत्र
9. जन्म प्रमाण पत्र/माध्यमिक शिक

IFMS 3.0 पर नए DDO के मोबाइल नंबर को कैसे अपडेट करें: एक गाइड

तारीख: 01 मार्च 2024

IFMS 3.0 सिस्टम पर नए DDO (Drawing and Disbursing Officer) के मोबाइल नंबर को अपडेट करना एक आम समस्या हो सकती है, खासकर जब बिल ट्रेजरी फॉरवर्ड करते समय OTP (One-Time Password) पुराने DDO के मोबाइल नंबर पर जा रहा हो। यहाँ इस समस्या का समाधान दिया गया है:

1. जिला ट्रेजरी के संपर्क में रहें: जिला ट्रेजरी ऑफिस में TO (Treasury Officer) लॉगिन पर ‘Authorization’ सेक्शन के अंतर्गत ‘Update DDO details’ का विकल्प मौजूद है। इस विकल्प का उपयोग करके नए DDO के मोबाइल नंबर को अपडेट किया जा सकता है।
2. IFMS 3.0 हेल्पडेस्क से संपर्क करें: यदि किसी TO लॉगिन पर उपरोक्त टैब उपलब्ध नहीं है, तो IFMS 3.0 हेल्पडेस्क, जयपुर से संपर्क करें। हेल्पडेस्क इस टैब को सक्रिय करने में सहायता प्रदान करेगा।

नोट: यह जानकारी उन संस्थानों और विभागों के लिए उपयोगी है जिन्होंने हाल ही में IFMS 3.0 सिस्टम पर नए DDO को नियुक्त किया है और उन्हें इस सिस्टम पर सही ढंग से मैप करने की आवश्यकता है। इस प्रक्रिया को अपनाकर, आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि बिल ट्रेजरी फॉरवर्ड करते समय OTP सही DDO के मोबाइल नंबर पर भेजा जाए और वित्तीय प्रक्रियाएं सुचारू रूप से चलती रहें।